Robotic Process Automation kelimelerinin baş harflerinden oluşan RPA, tekrar eden iş süreçlerini insanlar yerine tamamlayan robot yazılımlardır. Türkçe diline “Robotik Süreç Otomasyonu” olarak ifade edilen bu yazılım sayesinde birbirini takip eden işlemler iş akışı içerisinde otomatik gerçekleşir. Belirli kurallara sahip, insan tarafından yapılan manuel işlemlerin kendi kendine zamanında gerçekleşmesini sağlar. İnsan kaynakları, tedarik zinciri, bilgi sistemleri gibi departmanlarda yer alan tekrarlı süreçleri devralır. Haydi gel, RPA ile ilgili detaylara yakından bakalım!
RPA Nedir?
Alışagelmiş yazılımlar, yazılımcının belirlediği standart sorguları arayüz üzerinden cevaplayan uygulamalardır. Diğer bir ifadeyle yazılımdaki süreç içerisinde uygulanan standartlar, verinin anlaşılır ve kullanılabilir hâle gelmesine yardımcı olur. RPA ne demek diye sorulacak olursa, alışagelmiş yazılımların aksine manuel, tekrarlayan ve zaman alıcı işleri otomatik yapar. Yani sistem üzerinden sürekli yapılan aynı işler, ekipler tarafından otomasyon üzerinden takip edilir, tekrarlanan iş listesi oluşturulur. Ardından iş listesi robot yazılımlara aktarılıp botların yapması sağlanır. Bu sayede RPA iş süreçleri otomasyonu, yazılımcıdan bağımsız olarak daha geniş yelpazede anlaşılır veri elde etmeye olanak sağlar.
Robotik ve Otomasyon Nedir?
Robotik, algılayıcılar sayesinde çevresinde olan biteni anlayabilen, yorumlayabilen ve karar verebilen robotları tasarlayan ve kullanıma sunan bir bilim dalıdır. Birçok disiplin robotik biliminden faydalanır. RPA da bunlardan biridir. Otomasyon ise, bir eylemin insandan bağımsız, kendi kendine gerçekleşmesi sürecidir. Sürekli yapılması istenen görevleri yerine getirmek, insan hatalarını azaltmak için kullanılır. Otomasyon, yazılım sektöründe de tercih edilen bir uygulamadır.
Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?
RPA Robotik Süreç Otomasyonu, dijitalleşen iş dünyasında aranan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşıma göre dijital altyapıya sahip uygulamalar, RPA süreçleri içerisine dahil edilir. İnsanların çalışma yöntemlerini taklit ederek çalışanların üzerindeki iş yükünü azaltır. Entegrasyonu hızlı olduğu gibi sistem değişimlerinden sonrası uyumu kolaydır. Verimlilik ve süreç odaklı bir otomasyon yaklaşımı olan RPA, arka planda makina öğrenmesi, yapay zeka, veri analizi gibi teknolojiler kullanır. İş süreçlerinde RPA teknolojisi kullanmanın avantajları şu şekildedir:
- Az zamanda çok çıktı alınır.
- Mesaiye bağlı olmadan çalışır.
- Hata payını en aza indirir.
- Kontrolü kolaydır.
- Operasyonel maliyetlerden tasarruf ettirir.
- Dijital operasyonlarda çevikliği artırır.
- Müşteri ilişkileri yönetiminde olumlu yönde geri bildirimleri artırır.
- Çalışanların motivasyonunu artırır.
- Kaynakların optimize kullanılmasına olanak sağlar.
RPA Teknolojisi Nerelerde Kullanılır?
RPA teknolojisi kullanım alanları hakkında örnek vermek gerekirse, lojistik sektöründeki zaman alıcı veri girişlerinden bahsedilebilir. Nakliye satın alma süreçlerinde kullanılan PDF, excel gibi dokümanların kurumsal uygulamalara girilmesi zaman alabilir. Doküman okuma, analiz etme, sisteme girme gibi sıralı işlemler RPA yazılımına devredildiğinde kaynaklar daha verimli kullanılır. Mesai dışında gönderilen malzeme listesinin mesai başladığında sistemde hazır olduğunu görmek üretkenliği artırır.
Robotik Süreç Otomasyonu Nasıl Çalışır?
Robotik Süreç Otomasyonu birden farklı sistem üzerinde çalışır. Otomasyonda geliştirme ortamı, kontrol arayüzü ve görevleri yapan botlar bulunur. Geliştirme ortamı, RPA geliştiricisi tarafından oluşturulur. RPA geliştiricisi nedir diye soracak olursan, otomasyonun şirketin kullanımına hazır hâle gelmesini sağlayan uzmandır. Otomatik görevlerin sürdürülebilirliğini sağlayan süreçler geliştirme ortamında kodlanır. RPA botlarının yapacağı görevler çalışanlardan ve sistem üzerinde gerçekleşen manuel işlemlerden gelen geri bildirimlere göre ölçeklenebilir seviyede olması sonucu belirlenir.
Kontrol arayüzü, otomasyonun yapacağı görevlerin belirlendiği, atamaların yapıldığı, robot yazılımların kontrol edildiği alandır. Botlar çalıştıkları görevle ilgili elde ettiği verileri kontrol paneliyle paylaşır. Sistem üzerinde bütünlüğün sağlanması, birbirinden ayrı altyapıdaki sistemlerin eş zamanlı raporlanabilmesi gibi işlevlerin takip edilmesi kontrol arayüzü sayesinde olur.
Botlar, eski iş süreçlerinde manuel olarak yapılan görevleri otomatik yapan bir çeşit dijital çalışanlardır. RPA geliştiricisi tarafından kodlanan botlar, kontrol arayüzünden yönetilirler. Kurumsal uygulamalar ile entegre olmasıyla birlikte verilen görevleri belirlenen zamanlarda gerçekleştirip görev çıktılarını kontrol arayüzüne iletirler.
İnsan müdahalesi olan (attended), insan müdahalesi olmayan (unattended) ve hibrit olmak üzere üç çeşit RPA botu vardır. İnsan müdahalesi olan botlar, küçük ölçekte, zamandan bağımsız, kullanıcıya bağlı çalıştırılmak istenen görevleri yapar. İnsan müdahalesi olmayan botlar, büyük ölçekteki görevleri arka planda çalışarak gerçekleştirir. Hibrit botlar ise insan müdahalesi olmayan botlar gibi çalışıp yeri geldiğinde insan müdahalesine ihtiyaç duyan botlardır. Robotik süreç otomasyonu çalışma prensibi ise şu şekildedir:
- RPA geliştiricisi süreç analizine göre geliştirmeleri gerçekleştirir.
- Kontrol arayüzü, görevlendirmeleri yapar, rolleri belirler ve talimatları botlara ulaştırır.
- Botlar aldıkları talimatları yerine getirip elde ettiği çıktıları kontrol arayüzüne iletir.
RPA ile Neler Yapılabilir?
RPA ile iş süreçleri otomatize hâle gelir. Özellikle insan kaynakları, tedarik zinciri, satınalma, bilgi teknolojileri, muhasebe gibi arka ofis (back office) olarak çalışan kurumların manuel süreçlerini kendi kendine çalışır duruma getirir. Eğer şirketinde kurallara bağlı, yoruma dayalı olmayan süreçler varsa Robotik Proses Otomasyonu ile birçok işlemi otomatikleştirerek üretkenliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir, doğruluğu yüksek sonuçlar elde edebilirsin.
RPA Ürünleri Nelerdir?
RPA ürünleri olarak iş dünyasına birçok çözüm getiren ürünler mevcuttur. RPA danışmanlık hizmeti veren şirketler tarafından sunulur. RPA uygulamaları, finans sektöründen sigortacılığa, insan kaynaklarından müşteri hizmetlerine kadar birçok alan için uygundur. Şirketin için karar vermek istersen, ofiste günlük, haftalık ve aylık gibi düzenli periyotlarda çalışanlar tarafından gerçekleştirilen kurala dayalı işlemleri düşünebilirsin.
Örneğin, şirketin kurumsal e-posta adresine bir özgeçmiş geldi diyelim. Bu e-postayı insan kaynakları departmanı kontrol ettiğinde özgeçmiş sahibinin bilgi teknolojileri alanında uzman birisi olduğunu anladı ve özgeçmişin incelenmesi için bilgi teknolojileri departmanına yönlendirdi. RPA teknolojisiyle tüm bu süreci insandan bağımsız olarak otomatik hâle getirebilirsin.
Robotik Süreç Otomasyonu Örnekleri
Robotik Süreç Otomasyonu örnekleri, birçok sektörde karşımıza çıkar. Bankacılık uygulamalarından sağlık işlemlerine kadar dijital altyapının kullanıldığı tüm sektörlerde örnekleri mevcuttur. RPA kullanım alanları için bu örnekler verilebilir:
- Bankacılık sektöründe kredi onay süreci
- Sağlık sektöründe tanı ve teşhis süreçlerine yardımcı olma
- Muhasebe süreçlerinin otomatize edilmesi
- Perakende sektöründe faturaların otomatik işlenmesi
Makine öğrenimi modellerinin ve doğal dil işleme gibi yapay zeka teknolojilerinin gelişmesi yazılım otomasyon teknolojilerine yeni boyutlar kazandırır. Amacı işletmelerin verimliliğini artırmak, maliyetlerini azaltmak, kaynaklarını optimize etmek olan Robotik Süreç Otomasyonu dijitalleşme yolunda en önemli adımdır. Teknolojiyi yakından takip ederken iş dünyasının dijital dönüşümüne yön veren Eczacıbaşı Bilişim’in anahtar teslim projeleri ile işletmelerin iş süreçlerine kolayca uyum sağlayabilirsin.