Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi, belirli bir hedefe ulaşmak için kullanılan planlama, organize etme, yönlendirme ve kontrol süreçlerinin bütünüdür. Bir projeyi yönetmek, bir gemiyi fırtınalı denizlerden güvenli bir limana ulaştırmak gibidir. Kaptanın bilgi ve deneyimi kadar, kullanılan yöntemler ve teknolojiler ve tüm mürettebat takımı da başarıyı belirler. Bu nedenle biz hem süreç hem de sonuç odaklıyız. Yolculuğumuzun keyifli ve öğretici olması da varacağımız yer kadar önemli.

Eczacıbaşı Bilişim’de Proje Yönetimini Güçlendiren Yaklaşımlar: Waterfall, Agile, Hibrit ve AI

Proje yönetimi, bir fikrin gerçeğe dönüşmesi sürecinde sistemli ve planlı ilerlenmesi için kritik bir servistir. Zaman ve kaynak yönetimi, iş birliği içinde çalışılması ve müşteri memnuniyeti açısından büyük bir titizlik gerektirir. Bu süreçte en uygun metodolojileri seçmek ve uygulamak, sürecin başarıyla sonuçlanması için etkin bir yol oynar. Proje yönetimi temelde, karmaşık bir bulmacayı her parçayı doğru yere koyarak tamamlamak gibidir; her bir aşama, bütünün başarılı bir şekilde oluşmasını sağlar. 

Ben Çiğdem Özer Yılmaz, 3 senedir Eczacıbaşı Bilişim’de proje yönetimi takımına liderlik eden biri olarak, hangi yaklaşımı benimsediğimizi ve süreci nasıl daha verimli hale getirdiğimizi sizlerle paylaşmak istiyorum.

Proje Büyüklüğünün Belirlenmesi

Eczacıbaşı Bilişim olarak, projelere başlamadan önce proje büyüklüğünü analitik bir yaklaşımla belirliyoruz. Tıpkı bir mimarın binayı inşa etmeden önce temelin sağlamlığını ve yapının yüksekliğini dikkatle planlaması gibi. Proje büyüklüğünü en baştan belirleyerek, her adımı sağlam bir zemin üzerine inşa etmek için yaklaşımlarımızı buna göre şekillendiriyoruz. Proje büyüklüğünü belirlerken dikkate aldığımız temel faktörler ise bunlardır:

• Proje Ekibinin Yapısı: Projede görev alacak ekip üyelerinin sayısı.
• Müşteri Sayısı: Hizmeti kullanacak müşteri sayısı.
• Proje Paydaşları: Projede yer alan paydaş sayısı, birbirleriyle olan etkileşimleri ve proje üzerindeki etkileri.
• Bütçe: Proje kapsamında harcanması planlanan efor/yazılım/donanım giderleri.

Tüm faktörler bir araya getirildiğinde, projeler belirli katsayılar ve ölçekler üzerinden hızlı kazanım, küçük, orta veya büyük olarak sınıflandırılır. Sınıflandırma yapmak da projenin yönetiminde kullanılacak yöntemleri, ayrılacak kaynakları ve izlenecek stratejileri belirlememize olanak tanır.

Waterfall (Şelale) Metodolojisi: Gelenekselin Gücü

Waterfall, yani şelale metodolojisi proje yönetiminde en klasik ve yapılandırılmış yaklaşımlardan biridir. Bu metodolojide her aşama tamamlanmadan bir sonraki aşamaya geçilmez. Waterfall özellikle net gereksinimlere sahip ve değişime kapalı projeler için ideal bir yaklaşımdır.

Waterfall Metodolojisi’nin Aşamaları:

Hazırlık Fazı

• Hazırlık aşamasında proje amaçları net bir şekilde tanımlanır ve proje kapsamı belirlenir.
• Projeye dahil olacak ekip üyeleri seçilir, roller ve sorumluluklar belirlenir.
• Projenin gerektirdiği insan kaynağı, teknolojik altyapı ve diğer maddi kaynaklar belirlenir.
• Kapsam detaylı bir şekilde dokümante edilir.
• Projede yer alacak veya projeden etkilenecek tüm paydaşlar analiz edilir, beklentileri ve etkileri değerlendirilir.
• Proje hedeflerinin, ekip üyelerinin ve paydaşların katıldığı bir başlangıç toplantısı düzenlenir ve proje resmi olarak başlatılır.

Planlama Fazı

• Proje faaliyetleri adım adım planlanır, her faaliyetin ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirileceği belirlenir.
• Proje, daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayrılarak iş kırılım yapısı (WBS) oluşturulur. Ardışık bağımlılık (sequential dependency) olarak adlandırılan ve biri bitmeden diğeri başlayamayacak olan maddelerin de değerlendirmeleri yapılır.
• Faaliyetlerin sıralaması ve süreleri belirlenerek bir zaman çizelgesi oluşturulur.
• Süreçte karşılaşılabilecek olası riskler belirlenir ve önlemler planlanır.
• Projede sağlanması gereken kalite standartları belirlenir ve bunlara ulaşmak için yapılacak işlemler planlanır.
• Projenin maliyetleri tahmin edilir ve bütçe oluşturulur.

Gerçekleşme Fazı

• Proje yönetim yazılımları ve araçları kullanılarak faaliyetlerin takibi yapılır.
• Proje için ayrılan kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır, herhangi bir kaynağın eksikliği durumunda gerekli düzenlemeler yapılır.
• Proje sırasında ortaya çıkan değişiklik talepleri değerlendirilir ve gerekiyorsa proje planında revizyonlar yapılır.
• Proje çıktılarını test etmek ve doğrulamak için gerekli çalışmalar yapılır, eksiklikler giderilir.
• Faaliyetlerin kalite standartlarına uygun olup olmadığını kontrol etmek için kalite kontrol süreçleri yürütülür.

İzleme ve Kontrol Fazı

• Proje ilerleyişi sürekli olarak izlenir ve performans değerlendirmeleri yapılır.
• Bütçe düzenli olarak gözden geçirilir, maliyetlerin planlanan sınırlar içinde kalması sağlanır.
• Proje hedeflerinden sapmalar tespit edilirse, düzeltici aksiyonlar alınır.
• Sürecin durumu hakkında düzenli olarak raporlar hazırlanır ve ilgili paydaşlarla paylaşılır.
• Proje süresince ortaya çıkabilecek riskler izlenir ve bu risklere karşı gerekli önlemler alınır.
• Belirlenen kalite standartlarına uyum sürekli olarak kontrol edilir.

Proje Kapanış Fazı

• Proje sonunda tüm teslimatların ve çıktıların tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilir.
• Proje, gerekli belgelerin tamamlanması ve onay süreçlerinin ardından resmen kapatılır.
• Süreç boyunca elde edilen deneyimler ve öğrenilen dersler, gelecek projelerde kullanılmak üzere dokümante edilir.
• Meydana gelen riskler ve fırsatlar, bunların yönetim şekilleri detaylı olarak analiz edilir ve raporlanır.
• Proje kapanışında tüm paydaşlarla nihai raporlar paylaşılır, geri bildirimler alınır ve kapanış toplantısı düzenlenir.
• Bütçe, yapılan harcamalar ve eforlar gözden geçirilir, nihai maliyet analizleri yapılır.
• Projeye ait tüm belgeler ve raporlar düzenli bir şekilde arşivlenir.

Agile (Çevik) Metodolojisi: Esneklik ve Şeffaflığın Buluşması

Teknolojinin hızla evrildiği günümüzde, projelerin de bu hızla değişime adapte olması gerekiyor. İşte burada Agile metodolojisi devreye giriyor. Projenin küçük, yönetilebilir parçalar halinde yürütüldüğü ve her bir parçanın tamamlanmasının ardından geri bildirim alınarak bir sonraki aşamaya geçildiği bir yaklaşımı temsil ediyor. Tıpkı bir geminin rotasını rüzgara göre sürekli ayarlaması gibi, Agile metodolojisi de projenin her adımda değişen koşullara uyum sağlamasını mümkün kılar. Böylece Waterfall metodolojisinin belirli ve değişmez rotasından farklı olarak, daha esnek ve çevik bir ilerleyiş sunar.

Biz Eczacıbaşı Bilişim olarak, Agile metodolojisinin en yaygın uygulamalarından biri olan Scrum çerçevesini kullanıyoruz.

Scrum Çerçevesinin Uygulama Aşamaları:

• Scrum Takımı (Uygulama Takımı): Projede scrum master, product owner ve development team rolleri belirlenir ve sorumluluklar dağıtılır.
• Sprint (Kısa Süreli Geliştirme Dönemi): Agile metodolojisinde projenin belirli bir süre içinde tamamlanacak iş parçalarına bölündüğü kısa çalışma dönemleridir. Genellikle 1-4 hafta aralığında devam eden bu sprintlerde, ekipler belirlenen hedeflere odaklanır ve bu süre sonunda somut bir çıktı ortaya koyarlar.
• User Story (Kullanıcı İstekleri): Projenin bir parçasını oluşturan ve son kullanıcıya değer katan küçük bir iş gereksinimidir. Basit bir ifadeyle, User Story’ler, kullanıcıların bir sistemde ne yapmak istediklerini tanımlar. Örneğin, “Bir kullanıcı olarak, hesabıma giriş yapabilmek istiyorum” gibi. Her User Story, kullanıcı ihtiyaçlarını basit ve anlaşılır bir şekilde ifade eder, bu da ekibin ne üzerinde çalışacağını net bir şekilde anlamasını sağlar.
• Sprint Backlog (Sprint Yapılacaklar Listesi): Belirli bir sprint süresi boyunca tamamlanması hedeflenen işlerin ve User Story’lerin listesidir. Bu liste ekip tarafından belirlenen hedefler doğrultusunda organize edilir ve sprint boyunca üzerinde çalışılacak görevleri içerir. Sprint Backlog, her sprintin başında, ekip tarafından ürün backlog’undan seçilen işlerin bir alt kümesidir ve sprint süresince üzerinde çalışılacak işlerin detaylarını sunar.
• Product (Ürün): Genel anlamda projenin nihai çıktısını ifade eder. Bu bir yazılım uygulaması, bir hizmet veya fiziksel bir ürün olabilir. Çevik yönetimde ekiplerin üzerinde çalıştığı tüm user story’ler ya da backlog’da yer alan işlerin hepsi bu nihai product’ı oluşturmak içindir.
• Product Backlog (Ürün Listesi): Projede yapılması gereken tüm işlerin, User Story’lerin, iyileştirmelerin ve gereksinimlerin yer aldığı geniş kapsamlı bir listedir. Projenin tüm hayat döngüsü boyunca sürekli olarak güncellenir ve önceliklendirilir. Product Backlog, projedeki tüm potansiyel işlerin ve iyileştirmelerin bir araya

Scrum Olayları

Scrum’da, projeler belirli olaylarla yapılandırılır ve tüm bunlar takımın etkinliğini artırmayı hedefler. Bu olaylar sayesinde ekiplerimiz her sprint’te değer üretir, süreçlerini geliştirir ve nihai product’a adım adım yaklaşır. Eczacıbaşı Bilişim olarak, Scrum’ın sunduğu bu esnek yapıyı projelerimizde etkin bir şekilde kullanarak başarılı sonuçlar elde ediyoruz.

• Sprint Planning (Sprint Planlama): Her sprint’in başlangıcında yapılan bir toplantıdır. Takım, sprint süresince yapılacak işleri belirler ve hedefler koyar. Product backlog’dan öncelikli işler seçilir ve sprint backlog’a eklenir. Takım hangi işlerin yapılabilir olduğunu değerlendirir ve sprint hedefini belirler.
• Daily Scrum (Günlük Scrum): Daily Scrum, takımın her gün aynı saatte yaptığı kısa, toplantılardır. Takım üyeleri o gün ne yapacaklarını, önceki gün ne yaptıklarını ve karşılaştıkları engelleri paylaşır.
• Sprint Review (Sprint Değerlendirme): Her sprint’in sonunda yapılan bir toplantıdır. Müşteriler ve diğer paydaşlar da toplantılara katılarak geri bildirim verirler. Sprint Review, üretilen değer üzerine geri bildirim almak ve sonraki sprint için planlamalar yapmak için bir fırsattır.
• Sprint Retrospective (Sprint Retrospektifi): Sprint Retrospective, sprint’in sonunda yapılan ve takımın kendi süreçlerini değerlendirdiği bir toplantıdır. Takım neyin iyi gittiğini, neyin iyileştirilebileceğini ve gelecekte nasıl daha verimli çalışabileceklerini tartışır.

Şunu unutmayalım ki; Scrum uygulamasında, etkin bir proje yönetimi ve yüksek kaliteli sonuçların elde edilmesi için belirlenen tüm etkinliklerin yapılması zorunludur. Bu etkinlikler Scrum çerçevesinin temelini oluşturarak projede sürekli iyileştirme, şeffaflık ve işbirliğini destekler. Ekiplerin koordinasyonunu artırır, performansı ölçer ve tüm süreçlerin verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Dolayısıyla Scrum çerçevesinin etkinliğinin korunması için bu etkinliklerin yerine getirilmesi kritik öneme sahiptir.

Hibrit Yaklaşım: En İyi Yöntemlerin Birleşimi

Eczacıbaşı Bilişim’de Waterfall ve Agile metodolojilerini ihtiyaç ve proje gereksinimlerine göre birleştirdiğimiz hibrit bir yaklaşımla ilerliyoruz. Hibrit yaklaşım, projelerin karmaşıklığını ve dinamikliğini yönetirken, her iki metodolojinin de avantajlarından faydalanmamıza olanak tanıyor. Genellikle projelerin hazırlık, analiz ve planlama aşamalarını Waterfall yöntemini kullanarak yürütürken, gerçekleştirme ve kapanış aşamalarında Agile metodolojisini uyguluyoruz. Yönettiğimiz özellikle detaylı analiz süreci gerektiren projelerde hibrit yöntemle ilerlemenin çok fazla faydası olduğunu gözlemledik.

• Esneklik ve Kontrol: Agile’ın sağladığı esnekliği, Waterfall’ın sunduğu yapı ve kontrolle birleştiriyoruz. Bu sayede değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt verirken, projenin genel yapısını ve takvimini koruyabilmemiz mümkün hale geliyor.
• Özelleştirilmiş Süreçler: Her proje için özel süreçler ve yönetim yöntemleri geliştiriyoruz. Bu da projenin gereksinimlerine en uygun metodolojiyi seçmemize ve uygulamamıza olanak tanıyor.
• Risk Yönetimi ve Performans İzleme: Hibrit yaklaşım, riskleri hem Agile hem de Waterfall yöntemlerinin güçlü yönleriyle yönetmemizi sağlıyor. Performans göstergeleri ve analizler de bu yaklaşımı destekleyerek projelerin başarısını artırıyor.

Eczacıbaşı Bilişim olarak hibrit yaklaşımımızla, projelerin karmaşıklığını daha iyi yönetirken, müşteri beklentilerine hızlı yanıt verebiliyor ve yüksek kalite standartlarını koruyabiliyoruz.

Eczacıbaşı Bilişim’de Proje Yönetiminde AI Kullanımı

Peki yapay zekayı (AI) projelerimize nasıl entegre ediyoruz? Bu sorunun cevabı, proje yönetiminde dijital dönüşümün en etkileyici boyutlarından birini oluşturuyor. AI, proje süreçlerimizin analiz edilmesi, kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlamak ve risklerin öngörülmesi gibi alanlarda bize büyük faydalar sunuyor.

Eczacıbaşı Bilişim, yapay zeka teknolojilerini proje yönetiminde etkili bir şekilde kullanarak süreçleri daha verimli hale getiriyor. Bazı avantajları şu şekilde sıralamak mümkün:

• Risklerin Erken Tespiti: AI, geçmiş proje verilerini analiz ederek olası riskleri önceden belirlediği için proaktif çözümler geliştirebiliyoruz.
• Kaynak Yönetimi: AI, kaynakların optimal kullanımını sağlar, maliyetleri düşürür ve bütçeyi daha iyi yönetmemize yardımcı olur.
• Veri Temelli Karar Alma: AI destekli veri analitiği, projelerin performansını gerçek zamanlı olarak izlememize ve hızlı kararlar almamıza olanak tanır.
• Otomasyon: Yapay zeka ile tekrarlayan görevleri otomatikleştirebiliyoruz, böylece ekipler stratejik işlere odaklanabiliyor ve verimlilik artıyor.

Eczacıbaşı Bilişim, AI ile proje yönetimini güçlendirerek daha başarılı projeler ve yüksek müşteri memnuniyeti sağlıyor. AI’nin sunduğu fırsatları en iyi şekilde değerlendirerek projelerimizde yeni başarı hikayeleri yazmayı sürdürüyoruz.

Proje Komiteleri ve Düzenli Raporlamalar

Eczacıbaşı Bilişim’de proje yönetimi, sadece metodolojilerle sınırlı kalmaz. Düzenli raporlamalar ve komite toplantıları ile desteklenir. Proje komiteleri, projenin her aşamasında kilit paydaşların bir araya gelerek projenin durumunu değerlendirdiği, kritik kararların alındığı toplantılardır. Düzenli raporlamalar ise, projenin ilerleyişini izlemek ve olası sorunları erken aşamada tespit etmek için kullanılır.

Proje Başarısının Ölçülmesi: Performans Göstergeleri ve Analiz

Proje başarısını ölçmek, sadece projenin tamamlanıp tamamlanmadığını değil, projenin ne kadar etkin ve verimli bir şekilde yönetildiğini de anlamamıza yardımcı olur. Bunun için Proje Başarı Indexi dokümanını kullanarak farklı boyutları da değerlendiriyoruz. Başarıyı ölçmek için kullanılan ana performans göstergeleri (KPI’lar) ve analiz süreci şu şekildedir:

• Zaman Yönetimi: Projenin belirlenen zaman çizelgesine ne kadar sadık kaldığı değerlendirilir. Projenin zamanında tamamlanması, başarı için kritik bir göstergedir. Herhangi bir gecikme projenin genel başarı oranını olumsuz etkiler.
• Bütçe Yönetimi: Projenin başlangıçta belirlenen bütçe dahilinde kalıp kalmadığı analiz edilir. Bütçeyi aşan projeler, finansal kaynakların etkin kullanımı açısından başarısız kabul edilir.
• Kapsam Yönetimi: Proje başlangıcında tanımlanan kapsamın ne kadar korunduğu ve projenin gereksinimlerini ne derece karşıladığı incelenir.
• Risk Yönetimi: Proje sırasında ortaya çıkan risklerin ne kadar başarılı bir şekilde yönetildiği değerlendirilir.
• Kalite Yönetimi: Teslim edilen ürün veya hizmetin kalite standartlarına ne derece uyduğu ölçülür. Kalite müşteri memnuniyeti ve uzun vadeli başarı için kritik bir unsurdur.
• İletişim ve Paydaş Yönetimi: Proje boyunca paydaşlarla ne kadar etkili iletişim kurulduğu ve paydaş beklentilerinin ne kadar karşılandığı analiz edilir.

Sıralanan tüm göstergeler, belirli ağırlıklarla puanlandığında bir proje başarı indeksi oluşturuluyor. Proje sonunda bu indeks projenin genel başarısını ve iyileştirme gerektiren alanları belirlememize yardımcı oluyor. Biz de Eczacıbaşı Bilişim olarak, analitik yaklaşımımız sayesinde sadece mevcut projenin başarısını değerlendirmekle kalmıyor, aynı zamanda gelecekteki projelerde de daha iyi stratejiler geliştirebiliyoruz.

Yazar: Çiğdem Özer Yılmaz – Proje ve Kalite Sistemleri Yöneticisi