IT için BPM ile Kesintisiz Süreç Yönetimi – E-İmza, RPA, OCR ve Entegrasyonlar

IT çalışanları olarak bugünlerde çok övgü alıyoruz.  IT’yi bu kadar önemli yapan durum: kesintisiz çalışma ortamları sunması ve hizmetleri çok hızlı ölçeklemelerle her durumda erişilebilir kılması. 

Bizler modern dünyada çok fazla uygulanamayan kaynakları doğru kullanma konusunda sihirli geçişler yapabiliyoruz. Sahip olduğumuz verilerle şirketin geleceğini tamamen değiştirecek çıktılara erişebiliyoruz. 

Dikkat edilmesi gereken konu: büyük güç, büyük sorumluluklar getirir. BT’nin en kritik konusu işleri dijitale taşıyarak her durumda erişilebilirliği sağlamak ancak bu sadece bir başlangıç. Aynı zamanda süreçleri doğru anlayarak verimsizliği kontrol almak BT nin en önemli görevidir. 

İş süreçlerinin dijitalleşmesi önemli bir konu. Bir zamana kadar, iş süreçleri kendi başlarına, kâğıt formlar ve ofis iletişimi aracılığıyla kendi başlarına yönetilebiliyordu. Ancak e-postalar ve excel tabloları süreçlere tercih edildikçe, verimsizlikleri de artar. Manuel hatalar, sahiplik eksikliği, görünürlük veya sık sık geçici çözümler… 

İş süreçlerinin tek bir noktadan, tüm paydaşların şeffaf biçimde süreçleri takip ettiği bir yapıda yönetilmesi önemlidir. Bu şirketin damarlarını oluşturarak iş akışlarının otomasyonunu sağlamakla birlikte farklı uygulamalarla konuşarak kesintisiz işleri yönetmemizi sağlar.

Peki, nereden başlamamız gerekir? 

İş Süreçleri Yönetimi.

İş Süreci Yönetimi Nedir?

İş süreci yönetimi veya BPM, işletme liderlerinin bir şirketteki tüm iş süreçlerini oluşturmak, düzenlemek ve yönetmek için en iyi pratikleri kullanmasına yardımcı olan bir yöntemdir. Bir iş süreci verileri tutmak için bir form, farklı rotalardan geçecek bilgiler için bir iş akışı, diğer sistemlerle entegrasyonlar, bildirimler, SLA, kural tabanlı yollar ve anlık raporlar içerir.

EBIFlow 2019 tanıtım videosunu izlemek için tıklayın.

BPM Dünyasının Bugünü

Biz EBIFlow olarak yaklaşık olarak 15 yıldır iş süreçleri otomasyonu üzerine çalışıyoruz. Uzun yıllar boyunca, BPM, son derece karmaşık ve kapsamlı iş süreçlerini oluşturmak için kullandık ve sadece büyük ölçekli şirketler tarafından tercih edildi.

Ancak sadece beş yıl içinde çok şey değişti.

Şuan orta ölçekli firmalar, kendi iç süreçlerini kendileri sürükle bırak geliştirme ekranları sayesinde gerçekleştirebiliyor. Entegrasyonların kapasitesi arttı, sistem dışı kullanıcılar ile form kullanımı, e-posta okuma gibi özelliklerin yanında yeni teknolojilerle ortak çalışmalar BPM i olmazsa olmaz bir yapıya çevirdi. 

Demo için bizimle irtibata geçebilirsiniz.

Önemli Kazanımları

Zamanlanmış Görevler– Verileri manuel yönetmeye gerek yok. BPM ile formlar, hiçbir insan müdahalesi gerektirmeden süreçteki bir sonraki aşamaya geçebilirler.

Tutarlı Veri – BPM, sistemler arasında manuel veri aktarma ihtiyacını ortadan kaldırarak hataları azaltmanıza yardımcı olur.

Entegre Sistemler – BPM, süreç boyunca farklı veritabanları, ERP, Banka veya IK gibi sistemlerle entegre edebilir, böylece muhasebe, insan kaynakları ve satış sistemlerinin birbirlerinin sistemlerine erişmesi gerektiğinde koordine edebilirsiniz.

Dijital Analizler – BPM platformu, süreçlerin tıkandığı noktaları, adım tamamlama süreleri ve anlık takip gibi daha önce sahip olunmamış yeni veriler sağlar.

Gereksiz Uygulamaların Ortadan Kaldırılması – Her bölüm kendi yazılım çözümünü talep ettiğinde, IT için büyük bir iş yükü yaratır. Bir BPM platformuyla, her departman ihtiyaç duydukları süreci ek maliyet ve karmaşıklık yaratmadan oluşturabilirler.

Karmaşadan Kurtulma – Karmaşa netlik olmadığı zaman oluşur. Departmanlar kimin sorumlu olduğunu anlamaya çalışırken hem sinirlenirler hem zaman kaybederler. BPM herkes için sistemi, açık hale getirebilir.

Ama en iyisi…

Tüm bunlar IT için küçük çalışmalarla ile gerçekleşebilir. Dahası bu işlemler tamamen departman süreç sorumlularına da devredilebilir. İş yükünün dağıtılmış olması, süreçlerin canlı yaşayan dokümanının anlık sistemden alınabilmesi. Hem IT’yi karmaşadan kurtaracak hem de iş birimleri IT ye bağlı kalmadan kendi işlerini yönetebilecek ve bunu tek bir sistemden oluşturacak.

İş liderlerinin BPM sistemini nasıl kullanacakları konusunda wiki desteği ile hızlı bir şekilde eğitildikten sonra, basit otomatik uygulamalara yönelik taleplerini kendileri gerçekleştirebileceği anlamına geliyor.

Şöyle düşünelim, IT olarak kısıtlı bir bütçeniz ve zamanınız var. Departmanların yeni uygulama talepleri ile sizi sürekli sıkıştırıyorlar. Siz bu ihtiyaçlara cevap veremeyecek durumdasınız, her bir yeni uygulama yeni yetkinliklere ve bu da kişilere bağlı sistemleri tetikliyor. İzne çıkan çalışanlar sizi çok zorluyor, işten ayrılanlar kaosa sebep oluyor. İşte tam bu noktada biz BPM araçlarını öneriyoruz. Tek bir sistem, yönetimi bölümlere dağıtılabiliyor ve yaşayan dokümantasyonu ile kişiden bağımsız oryantasyon imkanı sağlıyor.

Olmazsa Olmaz BPM Özellikleri

BPM gereksinimleri ve güzel özelliklerine durduk peki kesinlikle dikkat etmeniz gereken olmazsa olmaz özellikler neler:

Wiki – Sürekli yenilen bir ansiklopedi ile tüm özelliklere ulaşabileceğiniz, standart entegrasyon ve özel çözümlerin olduğu bir ortam olmazsa olmaz olmalı.

Entegrasyon – Sistemin IK, CRM, ERP veya veri tabanlarına erişimi mümkün ve kolay olmalı aksi halde veri tutarlılığı size ayrıca yük getirebilir.

Sürükle bırak ara yüz – Platform hala geliştiricilerin kod yazmasını gerektiriyorsa, sistem sizin için danışmanlık gereksinimi doğurur bu da ek maliyete dönüşebilir.

Görsel Akış – Kullanıcılarınızın onay kutularını, açılır menüleri, kullanıcı alanlarını, anketleri, coğrafi konumları, ekleri, imzaları ve daha fazlasını oluşturmasını sağlaması gerekir.

Rota Kuralları – Hiçbir iş akışı tam olarak aynı şekilde çalışmaz. Form içerisindeki seçimlere göre akış başka yollardan gidebilmeli. 

Anonim Kullanım– Tedarikçiler, Ajanslarınız veya iş ortaklarınız sistem içerisinde dahil olmasalar bile e-postaları ile sisteme link üzerinden otomatik giriş yaparak form üzerinde işlem yapabilmeli. Bu sürecinizin doğrudan ilgili sorumlu tarafından ilerletilmesini sağlar. 

İzin ayarı – Veriler kişiye, gruba, departmana veya şirkete göre özel olarak tek bir tıklama ile kısıtlanabilmeli. IK sistemi entegre edilerek otomasyonu sağlanabilmeli.

Mobil uygulama – Süreçleri başlatmak, görüntülemek ve onaylamak son derece hızlı ve basit olmalı.

LDAP, Single Sign-On – BT ekibi için, kullanıcı şifrelerini başka bir sistemde de yönetmek çok büyük bir iş yükü olmanın yanında kullanıcılar içinde yeni bir şifre ayrıca bir sorundur. Herkes için yük hafiflemeli.

D:\Desktop\Ürün Yönetimi\esign.png

Bunlara ek olarak Dijital çalışanın tüm manuel görevleri ile de entegre olarak akışı kesintisiz biçimde yönetir. 

Elektronik İmza: Islak imza zorunluluğu olan formlarınızı süreç onayları sonrasında çıktı alıp ıslak imza için ayrıca manuel süreçlere girmenizi engelleyecek sürecin içerisinde çözümlenmesini kesintisiz biçimde sonuçlandırır.   

Robotik İş Otomasyonu: RPA, monoton, rutin ve zaman alıcı görevleri otomatikleştirmeye yardımcı olur ve karşılığında ekibinizin daha önemli ve karmaşık iş görevlerine odaklanmasını sağlar. RPA ile BPM birlikte çalıştığında otomatik olarak robotik süreçleri tetikleyerek süreci kesintisiz ilerletmenizi sağlar. 

OCR: Fatura verileri, İşe giriş dokümanları ve fişler başlıca optik karakter tanıma yöntemleri içerisine giriyor. Bu alanda yüksek miktarda kullanıcı hatası ve veri eksiklikleri yaşanmasının yanında rutin işleyen bu işlemlerin de çalışanlar üzerinden alınarak, otomasyon aracına alınması büyük zaman kazandıracaktır. 

Ek özelliklerle dijital çalışan dönüşümün en uç noktalarına ulaştırılabilir. 

WebHooks: Uygulamalarla haberleşme servislerinin yönetildiği alan, bu bölümde doğrudan uygulama üzerinden veri alış verişi sağlayarak farklı platformlarda tetikleme işlemlerini sağlayabiliriz. Uygulama sayıları arttıkça kişilerin uygulamalara adapte olma süresi artıyor. Süreçleri ve uygulamaları birbirleri ile otomatik konuşturarak kesintisiz iletişime ek yetenek kazandırır.

Asistanlar: Slack, Skype, Messenger, Telegram veya benzer bir yazı anlama chat sistemleri veya Siri, Alexa, Watson veya Google Asistanlar aracılığı ile sistemin haberleşmesi ek iletişim ve oryantasyon çalışmasını ortadan kaldırır. Özellikle yönetimin aradığı bilgileri doğrudan kendilerine sunabilir. 

BPM ile IT

Tek bir uygulama ile şirket içerisinden gelecek tüm uygulama isteklerini karşılayarak, diğer tüm sistemlerle entegre takip edilebilir bir sistem hazırlayabilir. Sisteminiz uzaktan erişilebilir güvenli, tüm dilleri destekleyen ve tüm platformlarda kullanılan bir yapıda kesintisiz ilerler. 

Müşteri Görüşlerinden Bazıları

“EBIFlow uygulaması özellikle Seyahat talebi ve harcamaları yönetimi, Masraf takibi, SAP ile entegre Satın alma talebi onayları ve İK konularında bir milyondan fazla süreç kullanmamıza imkan vererek, Rusça ve İngilizce dil destekleriyle birlikte işimizi kolaylaştırmaktadır. Hem hızlı geliştirilebilir hem de raporlanabilir süreç tasarımı ile son kullanıcıdan gelen iş akışları yönetimi taleplerine hızlı cevap veriyoruz ve bu talepleri tek platformda toplayarak kontrol altında tutuyoruz. İK kullanıcı bilgileri ve organizasyonel ilişkiler sistemi ve SAP sistemimiz ile entegrasyonu sayesinde günlük güncel bilgilerle yönettiğimiz EBIFlow uygulaması, minimum manuel müdahale ile kullanılmaktadır. Mobil desteği, e-posta bildirimleri ve basit tasarımı, kolay kullanımı sayesinde süreç yönetiminde aksamalar yaşamamaktayız.” – Gökhan Ekşi – INTEMA, Bilgi Teknolojileri Yöneticisi

“EBIFlow uygulamasını öncelikle acentelerimizin taleplerini bize iletmelerini ve doğru birimlere yönlendirmek için kurguladık ve sürecimizi kısa bir sürede hayata geçirdik .Kolay ve esnek süreç tasarım aracı sayesinde iş birimlerinden gelen iş akışları taleplerini kolaylıkla yönetebiliyoruz. Esnek entegrasyon yapısı sayesinde mevcut mimarimiz içerisindeki sistemler ile kolay bir şekilde entegrasyonu sağlayabildik, bu işlemleri hazır servislerimizi kullanarak yapabildik. Uygulamayı acenteler portalimizin bir parçası gibi çalıştırıyoruz, böylece son kullanıcıların farklı bir ekran veya uygulama kullanmasına gerek kalmadan kullanıcı memnuniyeti arttırabildik. Özel olarak geliştirilmiş raporlar sayesinde verimliğimizi çok daha kolay ölçümleyebildik. Eczacıbaşı bilişime verdikleri destek ve profesyonel uzmanlık için teşekkür ederiz.” -Serkan Alp – Groupama Sigorta A.Ş., Web Uygulamaları ve İçerik Yönetimi MüdürüEBIFlow ürününü incelemek için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.