Şirketlerin ölçeği ne olursa olsun iyi tasarlanan ve uygulanan iş akış yönetimi verimliliğin en üst düzeyde sağlanması için son derece önemlidir. İş akış yönetim sistemleri, iş süreçlerine dahil olan tüm birimleri ve sistemleri ortak bir sistemde bir araya getirerek bilgi, doküman, görev akışının düzenlenmesini sağlar.
İş akış yönetim sistemi EBIFlow ile iş süreçleri basitleştirilerek dijital bir şekilde uygulanabilir ve takip edilebilir hale getirilir. Diğer birçok sistemle de entegre olarak çalışabilen EBIFlow performans ölçümleme gerçekleştirilerek iş akışlarının daha iyi hale getirilmesi için çalışmalar yürütülebilir.
İş Süreçlerinde Verimlilik Nasıl Artırılır?
İş süreçlerinde verimliliği artırmanın anahtarı uzman bir ekip tarafından yürütülen iş akış yönetiminde saklıdır. İş süreçlerinin belirli kuralları takip eden standartlar haline getirilmesi daha performanslı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Tüm bir iş süreci boyunca her çalışan ve sürecin parçası olan birimin görev ve sorumluluklarını bilmesi, bunları en hızlı şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
İş akış yönetimi ile iş süreçlerinde insan hatasının minimuma indirilmesi sağlanırken aynı zamanda dijital ortama taşınan süreçler ile fiziksel mesafeler ortadan kaldırılarak harcanan kayıp zaman ortadan kaldırılır.
Her adımı önceden tasarlanmış iş akışını takip etmenin ve insan hatasının en aza düşürülmesinin yanı sıra iş akışı yönetimi, iş süreçlerinin izlenmesini de içerir. Organizasyonlar içerisindeki tüm süreçlerin adım adım performans açısından değerlendirilebilir olması, verimliliği olumsuz etkileyen noktaların belirlenmesini sağlar.
İş süreçlerinde tıkanıklığa neden olan işlemlerin belirlenmesi, sürecin optimize edilmesini veya personel sayısının artırılması gibi kararların alınmasında yol gösterici olur. Verimliliği olumsuz etkileyen etkenleri veya daha iyi hale getirilmesi konusunda bilgi sahibi olan iş akış yönetimi, performans, verimlilik ve maliyet hesaplamaları ile ilgilenen birimler gerekli düzenlemeleri gerçekleştirerek verimlilik artışı için gerekli düzenlemeleri gerçekleştirebilir. Personelin eğitilmesi, sayısının artırılması, onay süreçlerinin yeniden tasarlanması, yeni bir iş akışı oluşturulması gibi çalışmalarla verimlilik bir üst seviyeye taşınabilir.
EBIFlow aynı zamanda şirket bünyesinde kullanılan diğer yönetim araçlarıyla da uyumlu bir şekilde çalışarak iş akışı yönetimi konusunda entegre yönetim sistemi olarak görev görür. Veri Merkezi, ERP, kalite yönetim sistemi yazılımı gibi uygulamalarla uyumlu olarak çalışır. İş yönetim sistemi EBIFlow, kurumlarda yürütülen tüm süreçlerin merkezi şekilde planlanmasına ve denetlenmesini mümkün hale getirir.
İş Akış Yönetimi hangi aşamalardan oluşur?
İş akış yönetimi, tasarımla başlayan ve geliştirme, optimize etme çalışmalarıyla devam eden bir döngüdür. Tasarlanan iş süreçleri, uygulamaya geçilir, izlenir gerek görülürse düzenleme gerçekleştirilir. İş akış yönetimi yaşam döngüsü 5 adımdan meydana gelir.
Tasarım (Design)
İş sürecinde neyin gerçekleştirilmek istendiği net olarak belirlenmelidir. Mevcut iş sürecindeki sorunlar ve iyileştirilmesi gereken nokların neler olduğuna değinilir. İhtiyaçlar, sağlanması gereken faydalar ve maliyetler gibi konular ele alınır.
Süreç boyunca kimlerin, hangi sorumlulukları olduğu, kullanılması gereken form ve evrakların belirlenmesi gerekir. Tüm süreç belirli kurallar dizisi geliştirilerek standardize edilmelidir. Süreç otomasyon uygulamaları ile en verimli olacak şekilde tasarlanır.
Model
Tasarım aşamasında elde edilen çıktılar, iş sürecinin adım adım modellenmesinde kullanılır. Kullanılan materyallerin tasarlanmasından, iş sürecinde yer alacak kişilerin gerçekleştirdiği işlemlere kadar iş akış şeması oluşturulur.
İş sürecine dair model geliştirilirken tüm ihtimaller ele alınarak, model çok yönlü olarak test edilir. Örneğin bir aşmada çalışanın hatalı işlem yapması veya yapılan işlemin geri çekilmesi gibi senaryolara göre gerçekleştirilmesi gereken adımlar belirlenir.
Uygulama (Execute)
Üçüncü aşamada iş sürecini geliştiren ekibin elinde, iyi tasarlanmış ve her yönüyle ele alınmış bir model bulunur. Uygulama aşamasında elde edilen model gerçek hayatta teste tabi tutulur. Geliştirilen iş sürecinin öncelikle daha dar kapsamlı bir test grubunda denenmesi gözden kaçmış hataların tüm organizasyonun iş süreçlerini aksatmasının önüne geçilmesini sağlar.
İzleme (Monitor)
Hayata geçirilen iş süreci, süreç yönetimi ile görevli ekip tarafından izlenerek, performans değerlendirmesi gerçekleştirilir. İş sürecinin ne kadar sürdüğü, süreç içerisinde personel ve müşterinin memnuniyeti, verimlilik, süreç içerisindeki dar boğazlar belirlenerek raporlanır.
Optimize Etme (Optimize)
Son aşamada ise iş süreçlerinin tasarlanmasından sorumlu ekibin elinde tasarladıkları ve uygulamaya geçtikleri süreçler ilgili detaylı analiz ve raporlar bulunur. Bu analizlerin ışığında iş akışının daha verimli hale getirilmesi için çeşitli süreç optimizasyon çalışmaları gerçekleştirilir. Eğer sürecin yeniden tasarlanması gerektiği kararı verirlirse bu noktada döngünün baştan yürütülmesi sağlıklı bir süreç tasarımı gerçekleştirilmesine yardımcı olur.
Doküman Yönetim Sistemlerinin İş Akışına Etkisi
İş süreçleri içerisinde sıklıkla basılı evrak ve dökümanlara ihtiyaç duyulur. Dijitalleşme ile birlikte şirketlerde kullanılan dökümanlarda dijital ortamda oluşturulup paylaşılan bir hal aldı. Süreçlerin farklı lokasyonlarda bulunan ofisler ve bayilerinde dahil olabileceği düşünüldüğünde geçmişte posta veya faks yoluyla iletilen belgeler günümüzde saniyeler içerisinde başka bir şehir hatta ülkede bulunan ilgili personele iletilebilir. Günümüzde ise bu görev elektronik doküman yönetim sistemleri kullanılarak çözülür.
Döküman yönetim sistemi, iş süreçlerinin bir parçası olan dokümanların dijital ortamda en verimli şekilde yönetilmesini ve ortak çalışmanın sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar. Üstelik onay süreçlerini de iş süreçlerinin bir parçası haline getirilmesini sağlayan döküman yönetim sistemleri, herhangi bir başvuru veya ödeme talebi gibi işlemlerin yetkili personel tarafından hızlıca, e-imza ile onaylanmasını mümkün hale getirir. EBIFlow içerisinde doküman yönetiminin bir parçası olan sözleşme yönetim sistemi, müşteriler ile gerçekleşen sözleşme süreçlerinin de yönetilmesine ve otomatize edilmesine yardımcı olur.
BPM Yazılımı ile Süreç Optimizasyonu
BPM süreç yönetimi yazılımları, iş süreçlerinizin dijital ortama taşınmasına ve yakından takip edilerek analiz edilmesine yardımcı olur. BPM yazılımları ile tasarlanan ve yürütülen iş süreçleri fiziksel konum farketmeksizin, çalışan, bayi, tedarikçi ve müşterileri aynı sistem üzerinde bir araya getirir.
İş süreçlerini BPM yazılımı ile gerçekleştirmek süreçleri hızlandırarak zamandan kazanç sağlanmasını ve verimliliğin artmasını sağlar. Tüm iş akışlarının yakından takibi ve otomasyon uygulamaları ile BPM yazılımları süreçlerin daha verimli olacak şekilde optimize edilmesini sağlar.
EBIFlow Kullanarak Performans Ölçümleme Yöntemleri
Şirketinizde EBIFLOW kullanarak iş süreçlerinizin performans değerlendirmesine yardımcı olacak veriler elde edebilirsiniz. İş akış yönetimi araçlarıyla tüm iş süreçlerinizi tek bir noktadan takip edebilirsiniz. Böylelikle iş süreçlerinin ne kadar sürede tamamlandığı, ne kadar iş gerçekleştirildiği gibi veriler ile öncesinde öngörülen değerleri karşılaştırarak performans değerlendirmesi gerçekleştirilebilir.
EBIFlow, iş süreçlerinin hangi noktalarda tıkanıklık yaşandığı tespit edilmesine imkan verir. Sürecin yavaşladığı noktalar detaylı bir şekilde alınarak sorunun kaynağı tespit edilir. Çalışan performansı konusunda da bu noktada çıkarım sağlanması mümkündür. Süreç ve çalışan performansını etkileyen olumsuzlukların hatalı planlama, insan hatası, motivasyon kaybı veya eğitim eksikliği gibi sebepleri belirlenebilir.
EBIflow’un içerisinde yer alan raporlama aracıyla da iş süreçleri boyunca elde edilen veriler ile ölçülmek istenen alanlara dair özelleştirilmiş raporlar oluşturulabilir. Raporlama süreçleri belirli periyotlarda tekrar eden hale getirilerek iş süreçlerinin performans takibi sağlanabilir.
Tüm iş süreçlerinizin yönetimi için özel olarak geliştirilmiş EBIFlow ile Eczacıbaşı Bilişim olarak işinizi ileriye taşımanız için yanınızdayız. İş akış programı EBIFlow hakkında daha fazla bilgi almak için bize ulaşın.