İş süreci yönetimi veya daha yaygın kullanımıyla BPM, günümüzde şirketlerin verimlilik sağlama konusunda en etkili konulardan biridir. Şirketlerin tüm faaliyetlerinin çeşitli iş süreçlerinden meydana geldiği düşünüldüğünde bu süreçlerin yönetiminin ne kadar önemli olduğu fark edilebilir. BPM (business process management) kavramı son yıllarda dijitalleşmeyle birlikte şirketler için olmazsa olmazlar arasında yer almaya başlamış olsa da ilk uygulamaları sanayi devriminin gerçekleştiği 18. yüzyılın sonlarına kadar dayanır.
Sanayi devrimiyle üretim şekil değiştirirken iş süreçleri ve süreç yönetimine dair ilk uygulamalar ortaya çıktı. 20. yüzyılda süreç yönetimine olan ihtiyaç belirgin hale gelirken yüzyılın sonlarında 1980 ve 1990 sonrasında bugünkü anlamıyla BPM ortaya çıktı. 2000’li yıllardan itibaren ise iş akış otomasyonu ve süreç yönetimi kavramları ön plana çıkarken BPM yazılımları da şirketler tarafından kullanılmaya başlandı. Peki ama iş süreci yönetimi yani business process management nedir? Gel, bu soruya ve BPM hakkında bilmen gereken önemli noktalara beraber göz atalım.
BPM (Business Process Management) Nedir?
BPM business process management açılımına sahip olup şirketlerin iş süreçlerini analiz eden, çeşitli modellemeler ve ölçümler gerçekleştirerek iş süreçlerini en verimli hale getirmeyi amaçlayan bir uygulamadır. İş süreci yönetimi (BPM), şirketin iş akışlarını olabilecek en verimli hale getirmeyi amaçlar. Mevcut iş süreçlerini gerçekleşen değişiklikler karşısında sürekli olarak günceller ve yeniden yapılandırır.
Business Process Management (BPM), çoğu zaman şirket içerisinde yürütülen iş süreci yeniden mühendisliği (Business Process Reengineering, BPR), görev ve proje yönetimi gibi benzer çalışmalar ile karıştırılır. Proje yönetimi, gerçekleştirilen tek seferlik projelerin yürütülmesi ve teslime odaklanırken görev yönetimi ise çalışanların üstlendiği görevlerin işleyişine odaklanır. BPM’e oldukça yakın ancak daha geniş kapsamlı olan BPR ise iş süreçlerinin yeniden oluşturulmasına odaklanır. BPM ise bunlardan farklı olarak daha kısıtlı bir kapsama sahiptir ve iş süreçlerinin iyileştirilmesi üzerine yoğunlaşan bir yönetim yaklaşımıdır.
Şirketler iş süreci yönetimi için çeşitli business process management software ve araçlarından destek alır. No-code yaklaşımına sahip bu araçların büyük bir çoğunluğu bulut tabanlıdır. Bu sayede yazılım geliştirme konusunda bilgi sahibi olmayan kişiler de diledikleri her an iş süreçlerini yönetebilir ve takip edebilir.
BPM Yaşam Döngüsü
İş süreçlerinin yönetimi ve iyileştirilmesi belirli aşamalara sahip bir yaşam döngüsüne sahiptir. Gerçekleştirilen bu aşamaların döngü olarak adlandırılması ise tek seferlik bir iş olmamasıdır. Optimize edilen ve iyileştirilen iş süreçleri ilerleyen zamanlarda değişen şartlar karşısında yeniden güncelleme gerekliliği ortaya çıkabilir. Bu durumda BPM yaşam döngüsü ile iş süreci yeniden ele alınır. Söz konusu Business Process Management yaşam döngüsünün aşamaları şunlardır:
Tasarım (Design)
İlk adım olarak mevcut sürecin tüm detaylarıyla tanımlanması ve haritalandırılması gerekir. Aynı zamanda süreç hakkında elde edilen veriler de yakından incelenir ve sürecin hedeflenen hali için bir tasarım oluşturulur. Bu aşamanın sonunda mevcut iş sürecinin eksiklikleri ve iyileştirilmesi için nelerin gerçekleştirilmesi gerektiği konusunda bilgi sahibi olunur.
Modelleme (Model)
Modelleme aşamasında ise tasarlanan iş sürecinin ne şekilde gerçekleştirileceğine dair bir model oluşturulur. Bu adımda akış şemaları oluşturarak sürekli olarak şartlar değiştirilerek iş sürecinde ne olacağı ve ne yapılacağı tespit edilir.
Uygulama (Execute)
Uygulama adımı tasarlanan ve modellenen iş sürecinin gerçekten hedeflenen biçimde çalışıp çalışmadığının görülmesini sağlar. İş sürecini gerçekleştiren geniş bir kitleden ziyade daha kısıtlı bir kullanıcı grubunda test süreci yürütülür. Bu aşamada iyileştirilen iş süreci başarılı olursa genele yayılarak kullanılmaya başlanır.
İzleme (Monitor)
Sürecin iyileştirilmesi tek seferlik değildir. Hem iyileştirilen süreç hem de diğer tüm iş süreçleri yakından takip edilerek performans ve verimlilik ölçümlerinin gerçekleştirilmesi gerekir. İş sürecinde yaşanan darboğazlar ve verimliliği düşüren noktalar belirlenerek süreçlerin nasıl daha iyi hale getirileceği konusunda sürekli bir çalışma yürütülür.
Optimizasyon (Optimize)
İş süreçlerinde tespit edilen sorunları iyileştirmek BPM’in en önemli görevidir. İzleme sürecinde elde edilen veriler yardımıyla sürecin iyileştirilmesi için çalışma gerçekleştirilir. İş sürecinin verimlilik ve performans artışı sağlanırken maliyetlerin aşağı çekilmesi hedeflenir. Gerekli duyulan iş süreçleri için yaşam döngüsü yeniden takip edilir.
Şirketler İçin İş Süreci Yönetimi Neden Önemlidir?
Şirketlerin belirli hedeflere ulaşmak amacıyla gerçekleştirdiği faaliyetlerin tamamı birer iş sürecidir. Üretim gerçekleştirmek, hizmet sunmak veya satış gerçekleştirme gibi tüm çalışmalar farklı iş süreçlerinin bir araya gelmesiyle gerçekleştirilir. Birbiriyle ilişkili farklı iş süreçlerinin uyumlu ve en verimli şekilde çalışması şirketlerin başarısını sağlayan temel etkenlerdendir. Bu nedenle iş süreci yönetimi veya yaygın bilinen adıyla business process management’in en iyi şekilde gerçekleştirilmesi şirketler için büyük bir öneme sahiptir.
BPM’in Sağladığı Faydalar Nelerdir?
İş süreçleri yönetimi farklı isimlerle ve biçimlerle olsa da yüzyıllardır uygulanan bir yaklaşımdır. 2000’li yıllardan sonra günümüzdeki halini alan BPM, şirketlerin verimliliğini artırma ve hedeflerine ulaşma konusunda en etkili çalışmadır. Bu sebeple şirketler çeşitli business process management tools ve yazılımları ile bu süreci yönetir. BPM uygulamalarının şirketlere sağladığı faydalar şunlardır:
- İş süreçlerinin yönetimi sistematik bir temele oturtulur.
- Dijital dönüşüm sürecinin başarıyla gerçekleştirilmesine katkı sağlar.
- Yürütülen iş süreçlerinin gerçek zamanlı biçimde izlenmesini sağlar. Bu hem performans değerlendirmelerinde yardımcı olurken aynı zamanda yaşanan sorunlara hızlı müdahale imkanı sunar.
- Uzun ve kısa vadeli şirket hedeflerine başarılı bir şekilde ulaşılmasına yardımcı olur.
- Karmaşık süreçlerin iyileştirilerek çok daha basit ve verimli hale getirilmesini sağlar.
- İş süreçlerinde yaşanan darboğazlar ve yavaşlıklar giderilerek akıcı süreçler elde edilir.
- Optimize edilmiş iş süreçleri sayesinde maliyetlerin çok daha aşağılara çekilmesi mümkün hale gelir.
- BPM kullanımı sayesinde gerçekleştirilen tüm işlemler kayıt altına altına alınır. Herhangi bir denetim sürecinde şirket harcamaları, personel izinleri ve daha birçok işleme dair kayıtlarınızı açık bir şekilde belirtebilirsiniz. Olası hukuki süreçlerde haklılığınızı ispat etmek adına geçerli belgelere sahip olursunuz.
- İş süreçlerini olumsuz etkileyebilecek olası risklere dair hazırlıklı olunmasını sağlar.
- Üretim süreçlerinde kalite ve tutarlılık sağlanarak ortaya çıkan ürünün iyileştirilmesini destekler.
- Süreçlerin en iyi hale getirilmesi sayesinde müşteri memnuniyeti ve marka değerinin güçlendirilmesi sağlanır.
Eczacıbaşı Bilişim, sektördeki deneyimi ve uzman kadrosu ile işini zirveye taşımak isteyenlere bu yolculuklarında eşlik ediyor. Sunduğu hizmetler ile kurumsal şirketlerin birçok farklı bilişim ihtiyacına yanıt veren Eczacıbaşı Bilişim ile tanışmak için hemen bizimle iletişime geçebilirsin.