Proje yönetimi, belirli bir hedefe ulaşmak için kullanılan planlama, organize etme, yönlendirme ve kontrol süreçlerinin bütünüdür. Bir projeyi yönetmek, bir gemiyi fırtınalı denizlerden güvenli bir limana ulaştırmak gibidir. Bu süreçte, kaptanın bilgi ve deneyimi kadar, kullanılan yöntemler ve teknolojiler ve tüm mürettebat takımı da başarıyı belirler. Bu nedenle biz hem süreç, hem de sonuç odaklıyız; hem yolculuğumuzun keyifli ve öğretici olması, hem de varacağımız yer önemlidir.
Eczacıbaşı Bilişim’de Proje Yönetimini Güçlendiren Yaklaşımlar: Waterfall, Agile, Hibrit ve AI
Proje yönetimi, bir fikrin gerçeğe dönüşmesi sürecinde sistemli ve planlı ilerlenmesi için kritik bir servistir. Bu süreç, zaman ve kaynak yönetimi, işbirliği içinde çalışılması ve müşteri memnuniyeti açısından büyük bir titizlik gerektirir. Bu süreçte en uygun metodolojileri seçmek ve uygulamak, sürecin başarıyla sonuçlanması için etkin bir yol oynar. Sonuçta, proje yönetimi, karmaşık bir bulmacayı her parçayı doğru yere koyarak tamamlamak gibidir; her bir aşama, bütünün başarılı bir şekilde oluşmasını sağlar.
Ben, Çiğdem Özer Yılmaz, 3 senedir Eczacıbaşı Bilişim’de proje yönetimi takımına liderlik eden biri olarak, proje yönetiminde nasıl bir yaklaşım benimsediğimizi ve bu süreci nasıl daha verimli hale getirdiğimizi sizlerle paylaşmak istiyorum.
Proje Büyüklüğünün Belirlenmesi
Eczacıbaşı Bilişim olarak, projelere başlamadan önce proje büyüklüğünü analitik bir yaklaşımla belirliyoruz. Bu, tıpkı bir mimarın binayı inşa etmeden önce temelin sağlamlığını ve yapının yüksekliğini dikkatle planlaması gibidir. Proje büyüklüğünü en baştan belirleyerek, her adımı sağlam bir zemin üzerine inşa etmek için yaklaşımlarımızı buna göre şekillendiriyoruz. Proje büyüklüğünü belirlerken dikkate aldığımız temel faktörler şunlardır:
- Proje Ekibinin Yapısı: Projede görev alacak ekip üyelerinin sayısı.
- Müşteri Sayısı: Hizmeti kullanacak müşteri sayısı.
- Proje Paydaşları: Projede yer alan paydaş sayısı, bu paydaşların birbirleriyle olan etkileşimleri ve proje üzerindeki etkileri.
- Bütçe: Proje kapsamında harcanması planlanan efor/yazılım/donanım giderleri.
Bu faktörler bir araya getirildiğinde, projeler belirli katsayılar ve ölçekler üzerinden hızlı kazanım, küçük, orta veya büyük olarak sınıflandırılır. Bu sınıflandırma, projenin yönetiminde kullanılacak yöntemleri, ayrılacak kaynakları ve izlenecek stratejileri belirlememize olanak tanır.
Waterfall (Şelale) Metodolojisi: Gelenekselin Gücü
Waterfall, yani şelale metodolojisi, proje yönetiminde en klasik ve yapılandırılmış yaklaşımlardan biridir. Bu metodolojide, her aşama tamamlanmadan bir sonraki aşamaya geçilmez. Bu, özellikle net gereksinimlere sahip ve değişime kapalı projeler için ideal bir yaklaşımdır.
Waterfall Metodolojisi’nin Aşamaları:
Hazırlık Fazı:
- Proje hedeflerinin belirlenmesi: Proje amaçları net bir şekilde tanımlanır ve proje kapsamı belirlenir.
- Proje ekibinin oluşturulması: Projeye dahil olacak ekip üyeleri seçilir, roller ve sorumluluklar belirlenir.
- Gerekli kaynakların tanımlanması: Projenin gerektirdiği insan kaynağı, teknolojik altyapı ve diğer maddi kaynaklar belirlenir.
- Kapsam dokümanı hazırlanması: Projenin kapsamı detaylı bir şekilde dokümante edilir.
- Paydaş analizi: Projede yer alacak veya projeden etkilenecek tüm paydaşlar analiz edilir, beklentileri ve etkileri değerlendirilir.
- Proje başlangıç toplantısı: Proje hedeflerinin, ekip üyelerinin ve paydaşların katıldığı bir başlangıç toplantısı düzenlenir ve proje resmi olarak başlatılır.
Planlama Fazı:
- Proje faaliyetlerinin planlanması: Proje faaliyetleri adım adım planlanır, her faaliyetin ne zaman ve kim tarafından gerçekleştirileceği belirlenir.
- İş Kırılım Yapısı (WBS) oluşturulması: Proje, daha küçük ve yönetilebilir parçalara ayrılarak iş kırılım yapısı oluşturulur. Ardışık bağımlılık (sequential dependency) olarak adlandırılan ve biri bitmeden diğeri başlayamayacak olan maddelerin de değerlendirmeleri yapılır.
- Zaman çizelgesi hazırlanması: Faaliyetlerin sıralaması ve süreleri belirlenerek bir zaman çizelgesi oluşturulur.
- Risk yönetimi planı: Projede karşılaşılabilecek olası riskler belirlenir ve bu risklere karşı alınacak önlemler planlanır.
- Kalite planı: Projede sağlanması gereken kalite standartları belirlenir ve bu standartlara ulaşmak için yapılacak işlemler planlanır.
- İletişim planı: Proje boyunca paydaşlar arasında nasıl ve ne sıklıkla iletişim kurulacağı belirlenir.
- Maliyet tahmini ve bütçeleme: Projenin maliyetleri tahmin edilir ve bütçe oluşturulur.
Gerçekleşme Fazı:
- Uygulama çalışmaları: Proje faaliyetlerinin uygulamaya geçirilmesi başlar, ekip üyeleri görevlerini yerine getirir.
- Proje yönetim araçlarının kullanımı: Proje yönetim yazılımları ve araçları kullanılarak faaliyetlerin takibi yapılır.
- Kaynak yönetimi: Proje için ayrılan kaynaklar verimli bir şekilde kullanılır, herhangi bir kaynağın eksikliği durumunda gerekli düzenlemeler yapılır.
- Proje Değişiklik Yönetimi: Proje sırasında ortaya çıkan değişiklik talepleri değerlendirilir ve gerekiyorsa proje planında revizyonlar yapılır.
- Test ve doğrulama çalışmaları: Proje çıktılarını test etmek ve doğrulamak için gerekli çalışmalar yapılır, eksiklikler giderilir.
- Kalite kontrol süreçleri: Proje faaliyetlerinin kalite standartlarına uygun olup olmadığını kontrol etmek için kalite kontrol süreçleri yürütülür.
İzleme ve Kontrol Fazı:
- Proje performansının izlenmesi: Proje ilerleyişi sürekli olarak izlenir ve performans değerlendirmeleri yapılır.
- Maliyetlerin kontrolü: Proje bütçesi düzenli olarak gözden geçirilir, maliyetlerin planlanan sınırlar içinde kalması sağlanır.
- Sapma yönetimi: Proje hedeflerinden sapmalar tespit edilirse, düzeltici aksiyonlar alınır.
- Raporlama: Projenin durumu hakkında düzenli olarak raporlar hazırlanır ve ilgili paydaşlarla paylaşılır.
- Risk izleme: Proje süresince ortaya çıkabilecek riskler izlenir ve bu risklere karşı gerekli önlemler alınır.
- Kalite güvencesi: Proje sürecinde belirlenen kalite standartlarına uyum sürekli olarak kontrol edilir.
Proje Kapanış Fazı:
- Proje çıktılarının gözden geçirilmesi: Proje sonunda tüm teslimatlar ve çıktılar tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilir.
- Resmi kapanış: Proje, gerekli belgelerin tamamlanması ve onay süreçlerinin ardından resmen kapatılır.
- Öğrenilmiş Dersler: Proje boyunca elde edilen deneyimler ve öğrenilen dersler, gelecek projelerde kullanılmak üzere dokümante edilir.
- Risk ve Fırsat Yönetimi: Projede meydana gelen riskler ve fırsatlar, bunların yönetim şekilleri detaylı olarak analiz edilir ve raporlanır.
- İletişim: Proje kapanışında tüm paydaşlarla nihai raporlar paylaşılır, geri bildirimler alınır ve kapanış toplantısı düzenlenir.
- Bütçe gözden geçirme: Proje bütçesi, yapılan harcamalar ve eforlar gözden geçirilir, nihai maliyet analizleri yapılır.
- Proje belgelerinin arşivlenmesi: Projeye ait tüm belgeler ve raporlar düzenli bir şekilde arşivlenir.
Agile (Çevik) Metodolojisi: Esneklik ve Şeffaflığın Buluşması
Teknolojinin hızla evrildiği günümüzde, projelerin de bu hızla değişime adapte olması gerekiyor. İşte burada Çevik (Agile) metodolojisi devreye giriyor. Çevik, projenin küçük, yönetilebilir parçalar halinde yürütüldüğü ve her bir parçanın tamamlanmasının ardından geri bildirim alınarak bir sonraki aşamaya geçildiği bir yaklaşımdır; tıpkı bir geminin rotasını rüzgara göre sürekli ayarlaması gibi, Agile metodolojisi de projenin her adımda değişen koşullara uyum sağlamasını mümkün kılar. Bu, Şelale (Waterfall) metodolojisinin belirli ve değişmez rotasından farklı olarak, daha esnek ve çevik bir ilerleyiş sunar.
Biz Eczacıbaşı Bilişim olarak çevik metodolojinin en yaygın uygulamalarından biri olan Scrum çerçevesini kullanıyoruz. projelerimizin etkin, şeffaf ve sürekli iyileşen bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Scrum Çerçevesinin Uygulama Aşamaları:
Scrum Takımı: Projede scrum master, product owner ve development team rolleri belirlenir ve sorumluluklar dağıtılır.
Sprint: Çevik metodolojide projenin belirli bir süre içinde tamamlanacak iş parçalarına bölündüğü kısa çalışma dönemleridir. Genellikle 1-4 hafta süren bu sprintlerde, ekipler belirlenen hedeflere odaklanır ve bu süre sonunda somut bir çıktı ortaya koyarlar. Sprint, projenin adım adım ilerlemesini sağlayan küçük ama etkili bir koşudur diyebiliriz.
User Story: Projenin bir parçasını oluşturan ve son kullanıcıya değer katan küçük bir iş gereksinimidir. Basit bir ifadeyle, User Story’ler, kullanıcıların bir sistemde ne yapmak istediklerini tanımlar. Örneğin, “Bir kullanıcı olarak, hesabıma giriş yapabilmek istiyorum.” gibi. Her User Story, kullanıcı ihtiyaçlarını basit ve anlaşılır bir şekilde ifade eder, bu da ekibin ne üzerinde çalışacağını net bir şekilde anlamasını sağlar.
Sprint Backlog: Belirli bir sprint süresi boyunca tamamlanması hedeflenen işlerin ve User Story’lerin listesidir. Bu liste, ekip tarafından belirlenen hedefler doğrultusunda organize edilir ve sprint boyunca üzerinde çalışılacak görevleri içerir. Sprint Backlog, her sprintin başında, ekip tarafından ürün backlog’undan seçilen işlerin bir alt kümesidir ve sprint süresince üzerinde çalışılacak işlerin detaylarını sunar.
Product : Genel anlamda projenin nihai çıktısını ifade eder. Bu, bir yazılım uygulaması, bir hizmet veya fiziksel bir ürün olabilir. Çevik yönetimde, ekiplerin üzerinde çalıştığı tüm user story’ler, backlog’da yer alan işlerin hepsi bu nihai product’ı oluşturmak içindir. Product, son kullanıcıya sunulacak olan değerdir ve tüm süreçlerin odak noktasıdır.
Product Backlog: Projede yapılması gereken tüm işlerin, User Story’lerin, iyileştirmelerin ve gereksinimlerin yer aldığı geniş kapsamlı bir listedir. Bu liste, projenin tüm hayat döngüsü boyunca sürekli olarak güncellenir ve önceliklendirilir. Product Backlog, projedeki tüm potansiyel işlerin ve iyileştirmelerin bir araya toplandığı bir to-do listesi gibi çalışır ve ürünün nihai hedeflerine ulaşmasını sağlamak için kullanılır.
Bu temel kavramları anladıktan sonra, şimdi Çevik yönetimde bu terimlerin nasıl uygulandığına bakalım:
Scrum Olayları:
Scrum’da, projeler belirli olaylarla yapılandırılır ve bu olaylar takımın etkinliğini artırmayı hedefler. Bu olaylar sayesinde, ekiplerimiz her sprint’te değer üretir, süreçlerini geliştirir ve nihai product’a adım adım yaklaşır. Eczacıbaşı Bilişim olarak, Scrum’ın sunduğu bu esnek yapıyı projelerimizde etkin bir şekilde kullanarak başarılı sonuçlar elde ediyoruz.
- Sprint Planning (Sprint Planlama):
Sprint Planning, her sprint’in başlangıcında yapılan bir toplantıdır. Bu toplantıda, takım, sprint süresince yapılacak işleri belirler ve hedefler koyar. Product backlog’dan öncelikli işler seçilir ve sprint backlog’a eklenir. Takım, hangi işlerin yapılabilir olduğunu değerlendirir ve sprint hedefini belirler. - Daily Scrum (Günlük Scrum):
Daily Scrum, takımın her gün aynı saatte yaptığı kısa, toplantılardır. Yaklaşık 15 dakika süren bu toplantılarda, takım üyeleri o gün ne yapacaklarını, önceki gün ne yaptıklarını ve karşılaştıkları engelleri paylaşır. Daily Scrum, takımın senkronize olmasını sağlar ve projede ilerlemenin sürekli izlenmesine yardımcı olur. - Sprint Review (Sprint Değerlendirme): Her sprint’in sonunda yapılan bir toplantıdır. Bu toplantıda, takım sprint boyunca tamamladığı işleri sergiler ve bu işler değerlendirilir. Müşteriler ve diğer paydaşlar da katılarak geri bildirim verirler. Sprint Review, üretilen değer üzerine geri bildirim almak ve sonraki sprint için planlamalar yapmak için bir fırsattır.
- Sprint Retrospective (Sprint Retrospektifi):
Sprint Retrospective, sprint’in sonunda yapılan ve takımın kendi süreçlerini değerlendirdiği bir toplantıdır. Takım, neyin iyi gittiğini, neyin iyileştirilebileceğini ve gelecekte nasıl daha verimli çalışabileceklerini tartışır. Amaç, sürekli iyileştirme sağlamak ve takımın çalışma şeklini optimize etmektir.
Şunu unutmayalım ki; Scrum uygulamasında, etkin bir proje yönetimi ve yüksek kaliteli sonuçların elde edilmesi için belirlenen tüm etkinliklerin yapılması zorunludur. Bu etkinlikler, Scrum çerçevesinin temelini oluşturarak projede sürekli iyileştirme, şeffaflık ve işbirliğini destekler. Scrum’ın bu yapısal etkinlikleri, ekiplerin koordinasyonunu artırır, performansı ölçer ve tüm süreçlerin verimli bir şekilde yürütülmesini sağlar, dolayısıyla Scrum çerçevesinin etkinliğinin korunması için bu etkinliklerin yerine getirilmesi kritik öneme sahiptir.
Hibrit Yaklaşım: En İyi Yöntemlerin Birleşimi
Eczacıbaşı Bilişim’de Waterfall ve Agile metodolojilerini ihtiyaç ve proje gereksinimlerine göre birleştirdiğimiz hibrit bir yaklaşımla ilerliyoruz. Hibrit yaklaşım, projelerin karmaşıklığını ve dinamikliğini yönetirken, her iki metodolojinin de avantajlarından faydalanmamıza olanak tanır. Genellikle, projelerin hazırlık, analiz ve planlama aşamalarını Waterfall yöntemini kullanarak yürütürken, gerçekleştirme ve kapanış aşamalarında Agile metodolojisini uyguluyoruz. Yönettiğimiz özellikle detaylı analiz süreci gerektiren projelerde hibrit yöntemle ilerlemenin çok fazla faydalarını gözlemledik.
Hibrit Yaklaşımın Detayları ve Uygulama Şekli:
- Hazırlık & Planlama Fazı: Proje hedefleri, ekip, kaynaklar ve paydaşlar belirlenir. Kapsam dokümanı hazırlanır ve başlangıç toplantısı düzenlenir. Proje faaliyetleri planlanır, product backlog oluşturulur, zaman çizelgesi hazırlanır ve risk, kalite, iletişim, maliyet planları yapılır.
- Gerçekleştirme & İzleme & Kapanış Fazı: Sprintler halinde yürütülür. Waterfall yöntemle yapılan hazırlıklar ve backlog planını doğrultusunda uygulama, test, doğrulama ve kalite kontrol çalışmaları yapılır. Değişiklikler değerlendirilir ve yönetilir. Günlük stand-up toplantıları ve sprint review toplantıları ile proje ilerlemesi sürekli olarak gözden geçirilir. Performans ve ilerleme, sürekli geri bildirimler ile değerlendirilir. Çıktılar gözden geçirilir, proje resmi olarak kapanır, öğrenilen dersler dokümante edilir ve proje belgeleri arşivlenir.
Hibrit Yaklaşımın Avantajları:
- Esneklik ve Kontrol
- Agile’ın sağladığı esnekliği, Waterfall’ın sunduğu yapı ve kontrolle birleştiririz. Bu sayede değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt verirken, projenin genel yapısını ve takvimini koruyabiliriz.
- Özelleştirilmiş Süreçler
- Her proje için özel süreçler ve yönetim yöntemleri geliştiririz. Bu, projenin gereksinimlerine en uygun metodolojiyi seçmemize ve uygulamamıza olanak tanır.
- Risk Yönetimi ve Performans İzleme
- Hibrit yaklaşım, riskleri hem Agile hem de Waterfall yöntemlerinin güçlü yönleriyle yönetmemizi sağlar. Performans göstergeleri ve analizler, bu yaklaşımı destekleyerek projelerin başarısını artırır.
Eczacıbaşı Bilişim olarak hibrit yaklaşımımızla, projelerin karmaşıklığını daha iyi yönetirken, müşteri beklentilerine hızlı yanıt verebilmekte ve yüksek kalite standartlarını koruyabilmekteyiz. Bu yöntem, projelerin her aşamasında etkin bir yönetim sağlar ve başarı şansını artırır.
Eczacıbaşı Bilişim’de Proje Yönetiminde AI Kullanımı
Yapay Zeka (AI) projelerimize nasıl entegre ediyoruz? Bu sorunun cevabı, proje yönetiminde dijital dönüşümün en etkileyici boyutlarından birini oluşturuyor. AI, proje süreçlerimizin analiz edilmesi, kaynakların daha verimli kullanılmasını sağlamak ve risklerin öngörülmesi gibi alanlarda bize büyük faydalar sunuyor.
Eczacıbaşı Bilişim, yapay zeka (AI) teknolojilerini proje yönetiminde etkili bir şekilde kullanarak süreçleri daha verimli hale getiriyor. AI, projelerimizin her aşamasında bize önemli avantajlar sunuyor:
- Risklerin Erken Tespiti: AI, geçmiş proje verilerini analiz ederek olası riskleri önceden belirliyor, böylece proaktif çözümler geliştirebiliyoruz.
- Kaynak Yönetimi: AI, kaynakların optimal kullanımını sağlar, maliyetleri düşürür ve bütçeyi daha iyi yönetmemize yardımcı olur.
- Veri Temelli Karar Alma: AI destekli veri analitiği, projelerin performansını gerçek zamanlı olarak izlememize ve hızlı kararlar almamıza olanak tanır.
- Otomasyon: AI, tekrarlayan görevleri otomatikleştirir, böylece ekipler stratejik işlere odaklanabilir ve verimlilik artar.
Eczacıbaşı Bilişim, AI ile proje yönetimini güçlendirerek daha başarılı projeler ve yüksek müşteri memnuniyeti sağlıyor. AI’nin sunduğu fırsatları en iyi şekilde değerlendirerek projelerimizde yeni başarı hikayeleri yazmayı sürdürüyoruz.
Özetle, AI, proje yönetiminde bir oyun değiştirici olarak karşımıza çıkıyor. Eczacıbaşı Bilişim olarak, bu değişimi en iyi şekilde kucaklayarak projelerimizi daha verimli, etkili ve başarılı bir şekilde yönetmeye devam ediyoruz. AI’nin sunduğu fırsatları en iyi şekilde kullanarak, her projede yeni başarı hikayeleri yazmayı hedefliyoruz.
Proje Komiteleri ve Düzenli Raporlamalar
Eczacıbaşı Bilişim’de proje yönetimi, sadece metodolojilerle sınırlı kalmaz; aynı zamanda düzenli raporlamalar ve komite toplantıları ile desteklenir. Proje komiteleri, projenin her aşamasında kilit paydaşların bir araya gelerek projenin durumunu değerlendirdiği, kritik kararların alındığı toplantılardır. Düzenli raporlamalar ise, projenin ilerleyişini izlemek ve olası sorunları erken aşamada tespit etmek için kullanılır.
Proje Başarısının Ölçülmesi: Performans Göstergeleri ve Analiz
Proje başarısını ölçmek, sadece projenin tamamlanıp tamamlanmadığını değil, projenin ne kadar etkin ve verimli bir şekilde yönetildiğini de anlamamıza yardımcı olur. Bu bağlamda, Proje Başarı Indexi dokümanını kullanarak projenin farklı boyutlarını değerlendiriyoruz. Başarıyı ölçmek için kullanılan ana performans göstergeleri (KPI’lar) ve analiz süreci şu şekildedir:
- Zaman Yönetimi: Projenin belirlenen zaman çizelgesine ne kadar sadık kaldığı değerlendirilir. Projenin zamanında tamamlanması, başarı için kritik bir göstergedir. Herhangi bir gecikme, projenin genel başarı oranını olumsuz etkiler.
- Bütçe Yönetimi: Projenin başlangıçta belirlenen bütçe dahilinde kalıp kalmadığı analiz edilir. Bütçeyi aşan projeler, finansal kaynakların etkin kullanımı açısından başarısız kabul edilir. Bu analiz, maliyet tahminlerinin doğruluğunu ve maliyet kontrol süreçlerinin etkinliğini ölçer.
- Kapsam Yönetimi: Proje başlangıcında tanımlanan kapsamın ne kadar korunduğu ve projenin gereksinimlerini ne derece karşıladığı incelenir. Projenin belirlenen kapsam dışına çıkması veya gereksinimlerin tam olarak karşılanamaması, kapsam yönetimindeki eksikliklere işaret eder.
- Risk Yönetimi: Proje sırasında ortaya çıkan risklerin ne kadar başarılı bir şekilde yönetildiği değerlendirilir. Bu, projenin ne kadar hazırlıklı olduğunu ve risklerin etkin bir şekilde ele alınıp alınmadığını gösterir.
- Kalite Yönetimi: Teslim edilen ürün veya hizmetin kalite standartlarına ne derece uyduğu ölçülür. Kalite, müşteri memnuniyeti ve uzun vadeli başarı için kritik bir unsurdur.
- İletişim ve Paydaş Yönetimi: Proje boyunca paydaşlarla ne kadar etkili iletişim kurulduğu ve paydaş beklentilerinin ne kadar karşılandığı analiz edilir. Bu, projenin genel başarısı üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir.
Bu göstergeler, belirli ağırlıklarla puanlanarak bir proje başarı indeksi oluşturulur. Proje sonunda bu indeks, projenin genel başarısını ve iyileştirme gerektiren alanları belirlememize yardımcı olur. Bu analitik yaklaşım sayesinde, sadece mevcut projenin başarısını değerlendirmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki projelerde de daha iyi stratejiler geliştirebiliriz.
Yazar: Çiğdem Özer Yılmaz – Proje ve Kalite Sistemleri Yöneticisi