E-imza, yasal işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirmemize imkân tanıyan bir kimlik doğrulama aracıdır. Dijital platformlarda işlemleri güvenli şekilde gerçekleştirmek için e-imza kullanılır. Bir diğer adıyla elektronik imza olarak bilinen bu sistem, resmî evraklarda yapılan her işleme hukuki geçerlilik kazandırır. Geleneksel ıslak imzanın yerini alan bu teknolojiye erken adapte olmak, bürokrasinin azalması açısından büyük avantajlar sunar. Fiziksel imza ihtiyacını ortadan kaldıran e-imza, işlem hızını önemli ölçüde artırarak ticari ya da kamusal alanlarda gereken belgelerin çevrimiçi olarak imzalanmasını sağlar.
E-imzanın Faydaları Nelerdir?
E-imza, teknolojinin sunduğu en pratik çözümlerden biri olarak öne çıkar. Birçok fayda sağlayarak işlemleri kolaylaştıran e-imzanın faydaları şu şekildedir:
- E-imza, elektronik belgelerin kim tarafından gönderildiğini doğrulamanın yanı sıra belgelere yapılan yetkisiz erişimleri engeller.
- Belgelerin fiziksel olarak taşınması ve saklanması gerekliliğini ortadan kaldırarak işlemlerin çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Bu sayede imza gerektiren işlemler dakikalar içinde tamamlanabilir.
- Ticari veya kamu hizmetlerinin mekân sınırlaması olmadan bağımsız bir şekilde yürütülmesine ve zaman tasarrufu elde edilmesine katkıda bulunur.
- İnternetin olduğu her yerden e-imza ile imzalanmış belgelere kolayca ulaşmak mümkün hâle gelir.
- E-imza, güçlü şifreleme teknikleri ve kimlik doğrulama mekanizmaları ile desteklenir. Sahteciliğe karşı yüksek seviyede koruma sağlayarak kimlik bilgilerinin güvenli bir şekilde korunmasını sağlar.
- Kâğıt kullanımını azaltarak doğal kaynakların korunmasına yardımcı olan e-imza sistemi aynı zamanda işlemlerin ekolojik olarak gerçekleşmesine katkıda bulunur.
- Kurumsal yazışmalarda yer alan kargo, posta süreçlerini sıfıra indirerek maliyetleri düşürür.
E-imza Nasıl Alınır?
Dijital imza alma sürecinin elektronik ortamda yapılıyor olması, işlemlerin hızlanmasına büyük katkı sağlar. E-imza ön başvuruları için e-devlet uygulamasından destek alınabilir. Mobil imza edinmek istiyorsan ilk adım olarak Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun yetkilendirdiği servis sağlayıcılarından biri ile iletişime geçmen gerekir. Kullanım süresi 1, 2 ya da 3 sene olarak değişen paketler içinden kendine en uygun olanı seçebilirsin.
Başvuru Süreci ve Gerekli Evraklar
Bireysel dijital imza oluşturma başvurusu yaparken kimlik bilgileri, yetkili firma tarafından detaylı bir şekilde incelenir. Kimlik doğrulaması sağlamak için firma tarafından sunulan seçenekler çerçevesinde ilgili ofise gidebilir, adresinde hizmet alabilir veya bir noter vasıtasıyla işlemini tamamlayabilirsin. Noter hizmeti alacaksan kimliğinin fotokopisi ve Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi ile başvurunu yapman gerekir.
Kurumsal e-imza işlemlerinde başvuru için daha kapsamlı belgeler gerekir. Başvuru formu ve Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi’nin yanı sıra, imza sirküleri ve Ticaret Sicil Memurlukları tarafından verilen son altı ay içindeki faaliyet belgesi de tamamlanması gereken belgeler arasında yer alır. Dosyayı tamamladıktan sonra seçilen e-imza paketinin ücretini, sağlayıcının sunduğu ödeme yöntemleri arasından tercih ederek ödeyebilirsin. Bu adımları takip ederek yasal bir şekilde e-imza oluşturabilir, dijital işlemlerini kolayca gerçekleştirebilirsin.
E-imza Nerelerde Kullanılır?
Geleneksel ıslak imza gerektiren her türlü uygulamada e-imza, modern ve dijital bir alternatif olarak devreye girer. E-imzanın kullanıldığı alanlar ise şu şekilde sıralanabilir:
- E-devlet üzerinden gerçekleştirilen tüm işlemlerin yürütülmesinde e-imza kullanılabilir.
- Ticari sicil işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesi için tasarlanmış MERSİS’te yapılan tüm işlemler e-imza ile güvenli bir şekilde tamamlanır.
- Gümrük işlemleri, dış ticaret süreçlerinin hızlı bir şekilde ilerleyebilmesi için e-imza kullanılabilir.
- Resmî yazışmalarda, özellikle yasal geçerliliği olan bildirim ve tebligatların gönderilmesinde e-imzadan destek alınabilir.
- Remote projelerde işe alım süreçlerindeki sözleşmeler de dahil olmak üzere, tüm hizmet sözleşmelerinin imzalanmasında e-imza tercih edilir.
- Bankacılık sektöründe talimatların elektronik ortamda verilmesi ve onaylanması sürecinde e-imza kullanılır.
- Yasal zorunluluklar çerçevesinde belgelerin elektronik arşive alınması, saklanması işlemleri e-imza ile güvence altına alınır.
- Bayi ağındaki sipariş süreçlerinde, siparişlerin onaylanması ve işleme girmesi için e-imzaya ihtiyaç duyulur.
Paperzero ile Dijital İmza Almanın Avantajları
İşletmeler, resmî süreçleri hızlandırmak ve maliyetleri düşürmek için yenilikçi yaklaşımlara ihtiyaç duyar. İşlemleri dijitalleştirerek büyük bir dönüşüm yaratan Paperzero, işletmelerin aradığı desteği profesyonel olarak sunar. Belgelerin onay süreçleri hızlandırarak, operasyonel verimliliği artırır. Dokümanları arşivlemek, işletmenin bilgi güvenliğini sağlamak için Paperzero’dan destek alabilir; dijital dosyalarını bulut sistemlerde güvenle depolayabilirsin. İstediğin verilere tek tıkla dilediğin yerden ulaşabilir, belgeleri klaslandırarak erişebilecek kişilerin yetkilerini kolaylıkla kontrol edebilirsin.
İşletmende daha az evrak işi ile uğraşmanı sağlayan Paperzero, yeşil ofis olma yolunda önemli adımlar atmana katkıda bulunur. Kâğıt tüketimi ve baskı maliyetlerini düşürerek kaynaklarını daha etkin yatırım olanaklarına yönlendirebilirsin. Çalışma alanının düzenli olmasını sağlayan bu sistem aynı zamanda kâğıt karışıklığı gibi sık yaşanan durumların da önüne geçer. Paperzero’nun havuz imza oluşturma özelliği, birden fazla çalışanın tek belge üzerinde imza atabilmesi için kolaylıklar sunar. İmzalanması gereken dökümanları toplu olarak yükleyebilir, çoklu olarak imzalayabilirsin. Gelen dokümanların elektronik imzasını doğrulamak istediğinde ise QR kod teknolojisinden faydalanabilirsin.
Dijital imza, yasal olarak geçerli ve denetlenebilir bir onay mekanizması olarak kabul edilir. İşlemlerini geleneksel yöntemlere göre çok daha hızlı tamamlamana yardımcı olur. Vergi dairesine beyanname göndermekten e-fatura düzenlemeye, ihracat işlemlerini yürütmekten e-ticaret platformlarında satış yapmaya kadar birçok alanda e-imza kullanabilirsin. Eczacıbaşı Bilişim tarafından sunulan Paperzero ile işlerini otomize ederek kâğıt israfını azaltabilir, bu sistem hakkında daha fazla bilgi almak için hemen bize ulaşabilirsin.